会計事務所の生産性を向上させるには？生産性改善策を解説

会計事務所（税理士事務所）の多くでは、採用難と長時間労働規制により人手不足が続いています。限られた職員数で顧問先の多様なニーズに応えるためには、事務所の生産性向上が欠かせません。
本記事では、これからの時代の会計事務所として求められるために必要な生産性改善策について解説します。

会計事務所の生産性とは

生産性とは投入資源量に対する成果量です。会計事務所は労働集約型であるため、生産性は職員の労働時間に対する売上または付加価値として表すことができます。

近年は人手不足と同時に労働時間の削減が求められるため、限られた職員数でより多くの売上高を獲得し職員へ還元する事務所、あるいは一定の売上高をより少ない時間で処理する働きやすい事務所などが評価されやすくなっています。
つまり、生産性が高い事務所に人が集まり、そのような事務所が生き残る時代が到来しているといえます。

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2023.05.02

会計事務所における生産性

会計事務所における生産性を表す代表的な指標は次の2つです。

会計事務所の1人あたり売上高は936万円

事務所としての売上高は職員数によって異なりますが、職員1名あたりの売上高の差はそれほど大きくありません。2021年経済センサス によると、税理士事務所の職員1名あたり平均売上高は936万円となります。

会計事務所の人時生産性は5,000円？

税理士事務所の生産性を示す人時あたり売上高は平均で3,500円から5,000円といわれています。人時あたり売上高は、売上高を労働時間で割ることで求められます。試算例は下記のとおりです。

年総労働時間がより長時間であれば人時あたり売上高が減少（生産性が低い）し、より短時間である場合は人時あたり売上高が上昇（生産性が高い）します。
人時生産性は業種によって異なりますが、大企業（学術研究、専門・技術サービス業）の人時生産性（付加価値÷時間）は6,000円を超えているといわれています。

会計事務所が生産性を向上させるメリット

会計事務所が生産性を向上させるメリットは次の3つです。

職員の労働時間を増やすことなく売上を増加させることで、事務所の収益性が向上し、売上高を維持しながら職員の労働時間を削減することでワークライフ・バランスの改善、離職率の低下などが期待できます。

あるいは生産性向上によって生まれた時間を活かし、付加価値業務を強化することで、収益性の改善と職員のモチベーション向上につなげることができるでしょう。

上記のように、生産性を向上させることで利益率や職員の定着率が改善されるようになり、質の良い人材採用が促進され、事務所がより成長しやすいサイクルが生まれます。

税理士事務所が生産性を向上させるための方向性として次の3つがあげられます。それぞれについて以下で解説します。

• 労働時間を増やさずに売上を増やす
• 作業を減らす、作業にかかる時間を削減する
• 職員のモチベーションを高める

会計事務所の生産性向上策～売上アップ編～

売上高を増やす施策として次の3つがあげられます。

顧問料を見直す

税理士事務所の月額顧問料は顧問先の事業規模（売上高、従業員数など）や仕訳数に応じて決めていることが多いため、顧問先ごとの作業量に見合った顧問料となっているか再確認しておきましょう。

顧問料の範囲となる業務を適正化する

顧問料の範囲内として、本来は有料とすべき作業を無料で提供していないかなどを確認します。例えば、顧問先が融資を受ける際の資料作成への協力などです。
また、月次監査のオンライン化や訪問する回数を減らすなどについても検討しましょう。
顧問料の範囲内となるサービスであるか、顧問先と認識が異なる場合があるため、顧問料に含まれる作業内容を明確化する、顧問料外の有料メニューを作成する、などにより、トラブル防止に役立ちます。

付加価値業務を強化する

記帳代行や申告書作成以外の業務を受注することで、顧問先あたりの単価を上げることが可能です。主な例は、資金繰り表の作成や補助金申請時の書類作成のサポートなどです。
付加価値業務を推進するためには職員のスキルアップが必要となるため、業務を効率化させて研修時間を確保できるようにしましょう。

会計事務所の生産性向上策～業務効率アップ編～

既にIT化やAI活用により効率化している税理士事務所が増えています。加えて税理士業務において活用可能なAIツールが相次いで登場しており、今後は事務所間で生産性格差が広がると予測されています。会計事務所が求められる効率化のキーワードは次の3つです。

事務所内の業務を標準化する

作業を標準化し明確にすることで、作業の停滞や抜け漏れを防ぎ、担当者が不在となった場合の代理作業や引き継ぎが円滑化されやすくなるでしょう。業務標準化は次の流れでおこないます。

• 業務フローを洗い出し、無駄な作業を廃止
• 作業時の細かなルールを決定
• 決めたルールを作業指示書、作業手順書、チェックリストとして整備

細かなルール決めの代表例は次のとおりです。

• 端数処理の方法
• データファイルの保存場所、ファイル名の付け方
• 書類回収は領収書よりレシートを優先
• 顧問先に協力してもらい、書類回収をデータのみなどに絞り込む
• 支払書類と仕訳を番号で紐付け

製販分離を進める

会計事務所における製販分離とは、顧問先対応や提案をおこなう担当者と、記帳・申告書作成をおこなう担当者を分ける体制のことを指します。
職員数に限りがある事務所においては、書類作成・確認担当・入力担当・顧問先担当に分けるなど、職員数や職員の経験値などに応じて対応しましょう。
担当業務を絞り込むことで作業効率化が進み、顧問先への提案時間を確保しやすくなるなどのメリットがあります。

顧客管理、進捗管理、タスク管理を共有

会計事務所の業務管理における悩み事として、『情報ごとに管理が異なる』『ほかの職員や前の担当者の作業状況が分からない』『エクセル管理で管理手法・データが属人化している』などがあげられます。
顧問先の情報や提案予定、書類回収状況などを共有することで、事務所全体のチームプレーを円滑に進めることができます。

主な取り組み策としては、外出先であっても作業でき、複数の職員が編集可能であるなどの利点がある「システムの導入」があげられます。

例えば、経営革新等支援機関推進協議会が紹介する『会計事務所の業務 with kintone』のように、顧客管理・書類回収状況・イベントなどを一元管理でき、誰もが見やすいシステムを導入することで、組織全体の作業最適化に役立ちます。

会計事務所の生産性向上策～モチベーションアップ編～

事務所の生産性を向上させるには、職員のモチベーションが重要であり、職員のモチベーションを高める主な取り組み例は以下のとおりです。

税務・会計以外のサービスに取り組む

税務・会計以外の業務に力を入れることで、収益性向上と同時に顧問先と職員の成長を図ることができます。また職員が顧問先から直接感謝される機会が増えることで、職員の自信となり、やりがいをもって業務に臨むことが期待されます。

研修制度を整える

税制改正に加えて、財務分析や補助金・助成金申請などのノウハウを職員が身に付けるためには、繁忙期においても学習しやすい動画視聴型研修プログラムの導入がおすすめです。

税理士事務所向けの研修プログラムが各社から提供されており、職員ごとのキャリアアップに応じた育成が可能です。

時間管理、データ分析で人時生産性を見える化

タスク管理や作業にかかった時間などのデータを分析することで、どの職員がどのような業務を、どこまで進めているか、業務が特定の職員に集中していないか、などを把握しやすくなります。
業務の“見える化”は職員の負担を軽減し、職員の満足度につなげるためにも、体制を整えましょう。

事務所の方向性を明確とする

生産性向上に向けた「事務所の方針」は職員に明確に伝えましょう。例えば『1年以内に人時生産性7,000円を超え、賃上げで還元する』、『職員が働きやすい会計事務所を目指す』などです。
事務所の目指す姿を伝えることで、職員が望むライフスタイルとのギャップを擦り合わせることができます。

面接、目標管理制度などの導入

職員が努力している過程とその成果を正しく評価する「評価制度の導入」も職員のモチベーションを高める方法のひとつといわれています。
事務所としての目標を達成するために必要な項目を定め、その項目を評価項目とする方法が主流です。努力しても成果に結びつかないことがあるため、その過程を評価するための面接や評価指標への組み込みを併用し、職員を適切に評価していることが伝わるような運用が大切です。

会計事務所の生産性向上は協議会がトータルでサポート

人材不足に加え、AIの浸透により、今後も変革が予測されている会計事務所が生き残るためには「生産性の向上」が必要です。生産性を向上させることで事務所の利益率が改善され、職員への還元と定着率の改善を通じて、“人が集まる事務所”となることにつながります。

「職員を効率的にスキルアップさせたい」

「作業状況をエクセルで管理すると不便、属人化してしまう」

「顧客管理・タスク管理が複数のシステムに分かれて使いにくい」

「求人に応募がないので人手不足が解消しない」 などのお悩み事は経営革新等支援機関推進協議会のサービスをご検討ください。

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